Эргономика рабочего места: научное наведение порядка и организация вашего рабочего пространства. Правила поддержания порядка на рабочем месте

«Нет, работать совершенно невозможно!» – слышу возмущенный возглас коллеги, – «Меня в этом офисе отвлекает абсолютно все!» И оказывается, что на подоконнике слишком много пыли, на стеллажах с папками нет системы, а на рабочем столе жуткий беспорядок. Кто же в этом виноват? И главное – как навести порядок на рабочем месте, чтобы факторы из отвлекающих волшебным образом превратились в помогающие? Это совершенно несложно, и вы, прочитав эту статью, в этом сможете убедиться!

Чистый стол не только у того, кто ничего не делает

Зачем нужен порядок на рабочем столе

То, что на работе мы проводим большую часть своей жизни, – неоспоримый факт. Так почему же многие относятся к своему пребыванию на рабочем месте как к временному явлению, не заслуживающему того, чтобы серьезно, с научным подходом позаботиться о комфорте и удобстве? Пусть эти некомпетентные сотрудники и дальше так поступают, ведь с таким отношением к своей карьере они в вашем офисе точно долго не задержатся. А мы с вами займемся тем, что свою работу сделаем более эффективной, плодотворной и главное – приносящей удовольствие.

Задумайтесь, не настало ли время покончить с пережитком старой бюрократической системы, когда «работать в конторе» означало всего лишь «числиться в штате»? Сегодня офисный работник должен быть активным, приносить максимальную пользу своей организации и ежеминутно доказывать своему руководству, что не зря получает зарплату. И для начала — внимательно изучим поверхность своего рабочего стола.

1. Находитесь в плену у древнего стереотипа «Чистый стол может быть только у того, кто ничего не делает» и ваше рабочее место завалено папками с документами, кипами ненужных бумаг и справочников? Попробуйте посмотреть на свой письменный (компьютерный, рабочий и т.д.) стол со стороны — нравится ли вам этот вид?

Когда все на местах, работа идет быстрее

Подумайте о том, что так на ваше рабочее место смотрят не только простые коллеги, но и руководство. Если уж вам так необходимо добавить своей работе «солидности», то порядок среди бумаг — как раз то, что нужно! Разложите бумаги по стопкам, брошюры и книги уберите на стеллаж, и постарайтесь запомнить, что на столе письма — справа, а инструкции — слева.

2. Не бойтесь чаще наводить на столе порядок. Поверьте, сотрудник, раскладывающий документы по аккуратным стопкам, со стороны выглядит гораздо привлекательнее, чем тот, кто лихорадочно перебирает бумажные «залежи» в поисках нужного листка. К тому же руководство, заметив систему среди бумаг на вашем рабочем месте, возможно, сделает вывод о том, что не только улучшилась организация вашего пространства, но и повысилась ваша ответственность как работника.

3. Используйте канцелярский органайзер, следя за тем, чтобы все офисные принадлежности в нем были в достаточном количестве. Периодически проверяйте наличие скобок в степлере (хотя, казалось бы, это мелочь). Только представьте, что вы распечатываете для директора несколько страниц отчета, и спешите их отдать, а скрепить их нечем — скобы закончились в самый неподходящий момент. А уж если директор стоит в это время около вас, вряд ли его мнение о вас как о собранном и ответственном сотруднике повысится, подумайте, нужно ли это вам?

Генеральную уборку в шкафу можно сделать в перерыв

Как быстро навести порядок на работе и поддерживать его без усилий

1. Пожертвуйте несколькими минутами свободного времени во время обеденного перерыва или после работы и отсортируйте нужные бумаги от тех, что давно пора выбросить. Внимание: документы, к которым можно применить эпитет «могут еще пригодиться», лучше всего сложить в отдельную стопку, ведь как показывает практика, такие бумаги нужны начальству позарез как раз на другой день после того, как их выбросили. Сортировать такие документы удобно по разным папкам, не забывая их подписывать. А вот хранить такие файлы лучше не на рабочем столе, а где-нибудь в шкафу или на полках, и постарайтесь запомнить, какую систему для хранения вы придумали — по датам или именам клиентов (это можно записать в блокнот).

Наша подсказка: существует специальная программа «Мастер стикеров для папок» для распечатывания бумажных этикеток, которые вы потом можете либо наклеить на торец папки, либо разместить в особом пластиковом кармане. С помощью этой программы ваши папки будут выглядеть идеально, и вы всегда сможете найти требуемую информацию, не говоря уже о том, как поражен будет ваш директор, увидев такую красоту!

Клавиатуру можно держать на специальной выдвижной полочке

2. Приходится часто снимать со стеллажа или полки папки с документами и использовать их для повседневной работы? Не оставляйте их на рабочем столе навечно, придерживайтесь простого правила — минут за десять до окончания рабочего дня возвращайте их на место. В эти же десять минут вполне можно уложиться и привести в аккуратный вид канцелярские принадлежности. С помощью этого нехитрого приема вы сможете убить двух зайцев — наведете порядок на столе и настроитесь на логическое завершение трудового дня.

3. Для тех, кому сложно запоминать придуманную систему хранения документов (а также для тех, кто эту систему склонен все время менять), наш совет — принцип распределения папок и инструкций храните в специальном блокноте или в мобильном телефоне. Также стоит знать, что существует множество программ-напоминаний для компьютера, которые несложны в использовании, но очень удобны.

4. Обязательно ведите список срочных дел, вычеркивая из него те, которые уже выполнены. Этот нехитрый прием организации своего рабочего времени помогает значительно сократить сроки исполнения любых заданий и отчетов. Не забудьте в этот список ежедневно включать пункт «Разобрать бумаги на рабочем столе»!

5. Неотложные, «горящие» и «катастрофические» дела записывайте на стикерах — ярких клеящихся листочках, которые можно прикрепить, к примеру, на монитор, где они всегда будут перед глазами. Обязательно указывайте срок исполнения дела — так вам будет легче организовать свое рабочее время, возможно, вы успеете решить еще несколько проблем, пока придет время сдавать сложный отчет.

Все должно быть под рукой, но ничего не должно мешать

Ничего лишнего — только необходимое

Говоря о том, что порядок на рабочем месте — это «ничего лишнего», мы имели в виду буквально все, вплоть до лишних инструментов и предметов на рабочем столе. Подумайте, не будет ли удобнее убрать клавиатуру и компьютерную мышь на специальную выдвижную полочку внизу столешницы? Так вы освободите значительное место на поверхности стола, и писать, и изучать документы будет гораздо удобнее.

Еще одна тонкость организации рабочего места: не забывайте периодически, хотя бы один раз в неделю, протирать поверхность клавиатуры, «мышки» и всего рабочего стола, очищая от пыли, грязи и вредных микробов. Использовать для этого можно обычную тканевую салфетку, смоченную водой, а можно использовать специальные влажные салфетки с антибактериальным эффектом. Не забывайте очищать также телефонную трубку и сам телефонный аппарат, а также поверхность всех офисных приборов — факса, ксерокса, принтера.

Огромная часть нашей жизни проходит на работе. Здесь мы проводим практически весь день, причем подряд пять, а то и шесть дней за неделю. Безусловно, такой порядок вещей должен приносить удовлетворение от работы, и, конечно, это будет зависеть также от того, насколько правильно организовано ваше рабочее место. Экономьте свое время, организуйте свою работу правильно, тогда работа будет приносить удовольствие, и вы с радостью будете просыпаться по утрам, предчувствуя новый трудовой день, полный событий и побед! Удачи!

Мы проводим большую часть своей жизни на работе, поэтому очень важно, чтобы рабочее пространство было организовано, и мы чувствовали себя комфортно сидя за столом в офисе. Хаос и беспорядок может привести к тому, что мы будем тратить драгоценные минуты на поиск нужного документа или договора. Психологи склоняют нас к тому, чтобы на столе было поменьше вещей и бумаг. Те документы, к которым вы обращаетесь реже, нужно хранить в ящиках или на полках в специальных папках. Таким образом, вы неосознанно делаете шаг в сторону успеха и благополучия.

Если на рабочем месте все лежит на своих местах, и вы точно знаете, где лежит тот или иной документ, то вы даете себе свободу действий. В процессе работы человеку намного легче сосредоточиться и все идет будто по маслу. В противном случае, когда на столе царит хаос и кипы разложенных бумаг мешают записать что-то важное, мы начинаем нервничать и наше настроение отражается на работе. Такое положение вещей снижает работоспособность, и вряд ли в ближайшем будущем вы получите желаемое повышение.

Многие не замечают, что уделяют слишком большое внимание личным предметам. Это могут быть семейные фотографии, сувениры, привезенные с отдыха. Такие приятные мелочи создают особую атмосферу тепла и уюта. Однако не стоит слишком загромождать пространство. Отдых и расслабление наступает тогда, когда мы покидаем пределы офиса. На работе же все должно мотивировать к повышению производительности труда. Бывает так, что мы не замечаем как в середине рабочего дня, когда на носу важное совещание, слишком замечтались глядя на дорогие сердцу фотографии. Получается, что вы тратите время впустую, когда как все силы должны быть направлены на успешное завершение начатого дела.

Если человеку удастся расставить все по своим местам и убрать ненужное в дальний ящик, то ему будет легче справиться с внутренней рассеянностью. Хаос способствует повышению негативного восприятия жизни. Некоторым знакомо чувство, когда все буквально валится из рук, и вы не можете сконцентрировать свое внимание на важном вопросе. Может быть, это сигнал к тому, чтобы сделать генеральную уборку в рабочем кабинете? Порядок на рабочем столе способен избавить от психологического разлада и дает необходимые силы на то, чтобы свернуть горы. Лучше брать пример со стран Азии. Там жители очень трепетно относятся к организации пространства вокруг себя, потому что верят, что ненужные вещи, разбросанные невпопад, мешают свободной циркуляции положительной энергии.

Порядок необходим словно воздух. И мало кто задумывается, какое большое значение он имеет для успешной работы. Когда на столе нет минимального свободного пространства, а канцелярские принадлежности разбросаны по всей его поверхности, то в нас неосознанно включается протест. Можно представить себе, сколько негативных эмоций возникает на почве того, что мы не можем долгое время найти какую-то вещь или документ. В качестве результата человек начинает срывать свое зло на коллегах по работе. Приходится тратить время на поиски, когда можно с головой погрузиться в работу.

Анастасия Уколова

Зачем нужен порядок в офисе и как его создавать? Возможен ли вообще «идеальный порядок»?

Ответ

Важно не просто наводить порядок, а создавать такие системы, когда работа происходит с минимальными усилиями, а порядок поддерживается «сам собой».

Как утверждает Википедия, идеальный порядок - это «гармоничное, ожидаемое, предсказуемое состояние или расположение чего-либо». Казалось бы, о чем тут можно говорить, если и так все понятно? Однако если задуматься, оказывается, что не все так просто.

Случалось ли вам приходить в гости и восхищаться тем, как выглядит чья-то квартира, а потом, придя домой, осознать, что вы лично в таком жилище вряд ли чувствовали бы себя комфортно? К сожалению, просчеты случаются не только при ремонте частных квартир, но и когда для создания нового имиджа привлекают специалистов.

В одной компании после ремонта ее сотрудники стали чаще брать больничные, у них постоянно болела голова. Стены офиса компании после ремонта стали оранжевого цвета и приобрели ломанные конфигурации, на потолке появилась неоновая подсветка, кроме того, фоном в офисе постоянно звучала странная музыка…и больше ничего не изменилось. Но, судя по отзывам сотрудников, новый имидж компании после ремонта не пошел ей на пользу.

Важно знать!

Наведение порядка начинается с ремонта. Очень сложно наводить порядок, если ремонт проводился «для галочки», например, с потолка падают плитки потолочных перекрытий, ковер грязный, провода висят и т.д.

Помощник руководителя, как правило, приходит на работу, когда там уже многое было сделано до него. И ему необходимо подстраиваться под уже имеющуюся ситуацию, и только спустя какое-то время у него появляется возможность начать ее постепенно менять.

Важно, чтобы офис соответствовал уровню и статусу организации. В этом случае не надо жалеть деньги компании, если руководитель считает, что имидж - это важно. Одно дело - ваша личная квартира и ее ремонт, другое - офис. Суммы, затраченные на ремонт, могут отличаться на единицу площади в десятки, а то и сотни раз!

Порядок - это и такая система работы, которая не перегружает прежде всего вас и вашего начальника. Один из показателей - это темп, в котором работает компания. Быстро - не значит в суете.

Чем выше темп, тем важнее становится предсказуемость, когда каждый сотрудник четко знает, что и в какую секунду ему делать, что и где взять, куда положить и т.д.

С чего начинать наведение порядка?

Для начала давайте разделим два процесса: текущую и генеральную уборку. Для «текучки» желательно приобретать подходящее канцелярское оборудование.

Желательно выделять время для уборки не только каждый день, но и в конце небольших производственных циклов - как только закончили работать с определенной группой бумаг, сразу же убрали за собой беспорядок.

Посмотрите на то, как трудятся повара в ресторанах японской кухни, работающих по системе суши-конвейера. Как только повар заканчивает готовить ролл (он делает это прямо на виду у посетителей), он убирает свое рабочее место (оно всегда идеально чистое и привлекательное).

Может показаться, что это невозможно. Однако часто то, что раньше казалось нереальным, при определенном подходе технически довольно просто реализуется.

Если разборка бумаг требует длительного времени, создайте систему промежуточного хранения, однако в этом случае очень важно обязательно выделять время, чтобы временное не становилось постоянным. Если в каком-то месте офиса что-то скапливается - это сигнал о том, что надо что-то менять и делать более удобным: ставить в этом месте накопитель, мусорное ведро или перенаправлять поток вещей, людей, бумаг и т.д. в другое место.

Генеральная уборка требует значительно больше времени, чем текущая. Желательно ставить ее в план тогда, когда спадает рабочее напряжение, например, перед длинными праздниками или когда начальник уезжает в отпуск и т.д. Во время генеральной уборки полезно взглянуть на свой кабинет свежим взглядом случайного посетителя. Если вам жалко расставаться с некоторыми вещами, можно попросить кого-нибудь вам помочь. Обычно посторонние люди склонны выбрасывать намного больше того, чем вы можете выбросить сами.

Все вещи, польза от которых сомнительна, складывайте в специальную папку или ящик. Если через месяц они вам не понадобились, их можно выбрасывать. Если какие-то из найденных предметов не нужны вам, но нужны другим людям (например, деловые сувениры), то их можно отдать. Полезно иметь в офисе ящик с небольшими подарками, которые можно передаривать в случае необходимости (но это должны быть новые, привлекательные для получателя вещи). Не дарите то, что не нужно ни вам, ни другому человеку - это признак плохого тона.

Личные привычки и рабочие требования

Некоторые врачи-хирурги в быту могут не соблюдать правила элементарной гигиены. Но это не делает их плохими врачами, если на работе они действуют по инструкциям.

Для помощника руководителя важно производить на окружающих определенное положительное впечатление, которое может быть разрушено даже незначительными деталями.

Во многих компаниях секретарь не имеет права курить (даже если это ваша привычка). Бывают и другие требования, подчас довольно забавные, например, ежедневно кормить рыбок в аквариуме шефа, поливать цветы, своевременно заряжать мобильные телефоны начальника, аккуратно собирать ему чемодан в командировку, уметь ладить с его женой и детьми и т.д.

Вокруг профессии секретаря сложился ореол определенных стереотипов, которым желательно в той или иной мере соответствовать (руководствуясь при этом собственным чувством такта и здравого смысла).

Принято считать, что помощник первого руководителя одевается лучше других сотрудников фирмы. Это не означает «дороже», а означает «со вкусом». Можно найти в брендовых магазинах товары на распродаже, доступные практически для любого бюджета. Хозяйка офиса задает тон остальным сотрудникам, если необходимо, делает соответствующие замечания (главное - очень тактично).

Не стоит пренебрегать мелочами. Красиво и ровно сложенные документы, идеально поданная чашка чая - вот настоящая визитная карточка помощника первого руководителя. Вы стремитесь к идеалу, хотя другие сотрудники могут считать, что достаточно просто сделать работу вовремя и как-нибудь. В то же время не стоит впадать в перфекционизм - все равно совершенство по определению недостижимо. У каждого человека найдутся мелкие привычки, с которыми очень сложно справиться - кто-то теребит волосы, когда волнуется, кто-то кусает губы или грызет ногти. Начинайте наводить порядок с себя - с того, как вы сами выглядите, какое впечатление на окружающих производит ваше рабочее место, и тогда вам будет проще требовать от других сотрудников, чтобы они подчинялись вашим просьбам и указаниям (с которыми они не всегда бывают согласны).

5 японских «С»

Хитроумные японцы придумали целую систему, которую они назвали «Бережливое производство » или «Кайдзен ».

Кайдзен, кайдзэн - японская философия или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства и управления, разработке вспомогательных бизнес-процессов, а также улучшении всех аспектов жизни.

Оказывается, если покрасить цех в белый цвет, то намного заметнее станет любой мусор и грязь. Сравните со стандартным подходом - покрасить в немаркий цвет, чтобы не было видно недостатков.

Основа метода Кайдзен состоит из пяти ключевых элементов - «5 S» :

• Seiri - аккуратность;
• Seiton - порядок;
• Seiso - чистота;
• Seiketsu - стандартизирование;
• Shitsuke - дисциплина.

Пять принципов при практическом применении трансформируются в следующие пять правил.

1. Сортируйте: избавьтесь от ненужного. Периодически в офисе, на вашем рабочем месте и даже в вашей дамской сумочке появляется что-то ненужное. И это создает беспорядок. Избавьтесь от этого! Сделайте этот процесс своей привычкой и получайте от него удовольствие (поверьте, это возможно). Привычка - это то, что регулярно повторяется. Как только вы заметили ненужные вещи, документы и т.д. - включайте привычку (если, конечно, для этого прямо сейчас есть время, если его нет - обязательно вернитесь к этому позже, когда оно появится). Постепенно привычка закрепится, и уровень упорядоченности вокруг вас вырастет.

Если вы не знаете, является ли вещь ненужной или нет - заведите для таких случаев специальную коробку, которую необходимо регулярно опустошать (по истечении определенного срока, например, недели или месяца).

2. Соблюдайте порядок: определите для каждой вещи свое место. Это простое правило позволяет избежать множества проблем. Сотрудник потерял важный документ? У него была копия, а оригинал остался у вас. Где ключи от квартиры? Висят на специальном держателе около входной двери. Подобные приемы экономят очень много времени, т.к. у вас просто не возникают ситуации, когда вам срочно может понадобиться то, что вы найти не можете

Если у вас что-то регулярно теряется, подпишите то место, где вещь должна постоянно храниться, приобретите для нее специальный контейнер, шкаф, полочку, папку и т.д. Приучите сотрудников к тому, чтобы документы в их компьютерах хранились в определенном порядке, и тогда в ситуациях, когда сотрудник заболел или ушел в отпуск, любой заменяющий его человек быстро все найдет. Да, некоторые люди будут изо всех сил противиться новой системе, но если вы проявите определенную настойчивость, сочетающуюся с чувством такта, то скоро они оценят ее преимущества.

3. Содержите рабочее место в чистоте. Пусть любой хирург вам завидует! Это не означает, что вы постоянно пылесосите клавиатуру или протираете клавиши спиртом (хотя, безусловно, это тоже иногда полезно делать). Самое главное - определите лично для себя, что это такое - «чистота».

Например, когда вы уходите домой, то на столе не остается ни одного документа. Или на вашем «рабочем столе» в компьютере нет никаких лишних значков, все документы находятся в специальных папках, а не сваливаются как попало в надежде на то, что однажды вы наведете порядок. Гораздо проще изначально систематизировать, что и куда вы сохраняете, и обучить вашей технологии других сотрудников, разослав им специальное письмо, в котором наглядно изображено, что и как должно быть сделано.

4. Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты и порядка. Очень сложно проверять качество на глазок. На высокотехнологичных производствах всегда есть службы технического контроля.

Если вы хотите, чтобы сотрудники соблюдали определенные правила, создавайте для них короткие памятки, если необходимо - фотографируйте то, что, по вашему мнению, правильно, и включайте фотографию непосредственно в памятку.

Таких инструкций не должно быть слишком много, иначе человек забывает сразу обо всем. Выделите только самое главное из того, что вам важно, и научите других, как этого добиваться быстро и легко. Чем меньше усилий будет затрачено - тем лучше.

5. Совершенствуйте порядок, стимулируйте его поддержание. Если вы создадите самую идеальную памятку, но не будете ее внедрять и контролировать соблюдение введенных вами требований, то все затраченные усилия скоро сойдут на нет. Добиться выполнения ваших требований просто - хвалите людей за то, что они делают правильно, и деликатно указывайте им на ошибки. При этом важно объяснить, что именно надо поправить, чтобы получилось так, как надо. Если есть возможность подкрепить слова чем-то материальным - это замечательно.

Например, небольшая премия для самого аккуратного сотрудника офиса в этом месяце (важно, чтобы это не был один и тот же человек каждый раз, иначе остальные потеряют энтузиазм). Также хорошо зарекомендовали себя такие простые проверенные средства, как доски почета, благодарность от руководителя, небольшой подарок и т.д.

Вы можете применить эти советы не только на работе, но и дома, где они так же успешно работают, ежедневно принося вам пользу.

Порядок на рабочем месте очень сильно влияет на то, насколько эффективно вы используете свое время. Мы уже говорили о и как она рассредотачивает внимание человека. Но даже если вы используете техники для эффективного тайм менеджмента (например, ), то беспорядок на рабочем месте это источник помех, которые не позволят вам полностью сконцентрироваться на выбранной задаче.

Предлагаю вам использовать следующую технику для наведения и поддержания порядка на рабочем месте.

Выделяйте для этого время . Наведение порядка для многих людей является не самым радостным удовольствием, поэтому они часто откладывают это “на потом”, “на понедельник”, на, на, на… Запланируйте заранее, когда вы будете заниматься порядком и организацией рабочего места. Внесите напоминатели в календарь или смартфон. Например, наиболее удачное время для меня – это раннее утро субботы, когда вся семья спит, а я занимаюсь личными делами, одно из которых, порядок на моем рабочем столе.

Не использовалось в последнее время . Взгляните на ваше рабочее место. Есть ли среди вещей те, которые вы считаете, нужны вам постоянно, но в последнее время по разным причинам совсем не используются. Например, у меня сегодня на столе оказались фломастеры, которыми я пользуюсь для писания на доске, но сама доска сломалась и новой пока нет. До покупки новой, все фломастеры “переехали” в ящик в письменном столе.

Кто тут был?! Нередко наше рабочее место оказывается складом и местом хранения вещей других людей. Мои дети оставляют на моем столе части своих игрушек, попросив меня отремонтировать и жена порой распечатав свои документы, часть оставляет, так как было распечатано что-то лишнее. Я не всегда разбираю с утра бумаги и эти документы могут несколько дней лежать на моем столе, отвлекая меня и занимая полезное место.

Место для мусора . Если рядом с вашим рабочим местом нет мусорного ведра, то на столе начинают скапливаться различные мелочи, которые вы хотите выбросить, но не хотите сейчас идти в кухню, где стоит мусорное ведро. А если вы и вечером забыли захватить этот мусор со стола, то завтра к нему добавиться новый и это обязательно повлияет на вашу продуктивность.

Глядя на заваленный бумагами рабочий стол, вы наверняка вспоминали фразу, которую (ошибочно) приписывают Эйнштейну: «если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?». И успокаивались, ведь беспорядок — признак творческого человека. Или недостатка времени и желания, чтобы разобрать этот хлам? Объясняем, зачем нужно содержать рабочее место в порядке, и советуем, как всё правильно организовать.

Порядок на рабочем столе — не значит стерильная чистота. Это скорее продуманная система организации рабочего места, которая позволяет не тратить время на поиск бумаг и разбор канцелярских завалов.

Если беспорядок не мешает вам быстро ориентироваться в документах и файлах, то оставляйте всё как есть. При условии, что работодатель не возражает. Или попробуйте наши лайфхаки по наведению порядка и через пару недель сравните, стало ли лучше. Просто в целях эксперимента.

Плюсы порядка

Начиная рабочий день «с чистого стола», вы можете сосредоточиться на важных проектах, не отвлекаясь на ненужные мелочи и старые бумаги. Порядок вдохновляет на продуктивную работу и повышает концентрацию. Также вам не надо будет судорожно прибираться, прежде чем пригласить коллегу на встречу. Бонусом заслужите у начальства репутацию аккуратного и организованного человека. В конце концов, самому же приятно работать за чистым столом.

Минусы порядка

Конечно, в порядке есть и минусы. Вы не сможете победоносно вскинуть руки и закричать «нашёл!» после того, как перероете весь стол в поисках нужного документа. Не насладитесь генеральной уборкой, когда выбрасываете несколько коробок хлама, и коллеги наглядно видят, что вы действительно прибрались. Засидевшись на рабочем месте, вы вряд ли найдёте пачку печенья, которую забыли под стопкой бумаг неделю назад. И теперь никому не скажешь, что «это творческий беспорядок», ведь порядок творческим не назовёшь.

Как правильно организовать рабочий стол

1. Мусорное ведро в пределах вытянутой руки

В офисный баскетбол так играть не интересно, зато вы сможете выкинуть ненужную бумажку, обёртку или сломанный карандаш, просто вытянув руку. Без риска промазать мимо мусорки или копить хлам на столе до тех пор, пока он не захватит всё пространство. Но не ставьте мусорное ведро на самое видное место, лучше под стол или в уголок.

2. Держите на столе самое нужное

Представьте, что стол — это очень дорогая земля в центре Москвы, и только незаменимые вещи достойны находиться на поверхности. Самые нужные — под рукой, необходимые в течение дня — на столе. Остальное уберите в ящик стола, редко используемое — в коробку под стол. Ранжируйте вещи по востребованности, и на столе их станет значительно меньше. При этом не перегните палку, убирая всё подальше — нужные вещи должны быть в пределах досягаемости, иначе вы постоянно будете перерывать все полки и коробки в поисках «внезапно» понадобившегося степлера.

3. Продумайте систему хранения

Используйте ящики стола, полки (если есть), коробки, подставки и другие поверхности и ёмкости, которые помогут правильно организовать рабочее место.

4. Создайте каталог для бумаг

Если постоянно имеете дело с бумагами, отсортируйте их и храните «каталогом». Можно сортировать по названию, дате, значимости или другим важным параметрам, которые позволят быстро идентифицировать файл. Конечно, с созданием такого каталога придётся повозиться, зато потом вы как настоящий библиотекарь будете находить нужные бумаги за несколько секунд.

5. Бумажное «чистилище»

Создайте стопку «входящих файлов» для новых документов, которые пока некогда разбирать. Стопка должна быть ограничена по количеству файлов, иначе вы рискуете накопить бумаги, постоянно откладывая просмотр на потом.

6. Цифруйтесь

Перенесите все заметки в смартфон или компьютер и выкиньте записки, прилепленные на монитор, стену или стол. Цифровые заметки не такие яркие и не «мозолят глаз» весь рабочий день, зато вы можете поставить уведомление, когда нужно вернуться к данной задаче.

7. Ритуал уборки

Заведите полезную привычку приводить в порядок стол в определённое время. Например, в «чистый четверг» перед уходом домой. Или в пятницу, если уверены, что сможете задержаться на 10 минут в конце рабочей недели. Выкиньте мусор, лишние бумаги, разберите поверхность стола и ящики, проверьте пространство под столом. Если делать это на постоянной основе, справитесь даже за 5 минут.

Используйте эти простые советы, и всё будет в порядке.